Ako robiť mesačnú uzávierku pre dotácie k 'obedom zadarmo'

Mesačná uzávierka dotácií spočíva v tom, že si v module jedáleň odkontrolujete dochádzku potiahnutú z ETK a po jej "odladení" si ju uzamknete.


KONTROLA DÁT

1. zaktualizovať údaje
2. odladiť nejednoznačné nároky - žlté políčka - upozorňujú na problém s dochádzkou
*) červené políčka
3. uzamknúť mesiac voči zmenám dochádzky v ETK - aby sa vám neskôr nezmenili čísla


DOLEŽITÉ PREDPOKLADY PRE SPRÁVNU UZÁVIERKU:

  • správne nastavené dotácie - skontrolujte si
    Strava s dotáciou pre MŠ - nastavenia
    Strava s dotáciou pre ZŠ - nastavenia
    Strava s dotáciou pre 8.ročné gymnázium - nastavenia
    Ako nastaviť dotácie pre deti s diétou


  • ČO TREBA VEDIEŤ PRED ROBENÍM UZÁVIERKY:

  • kedy systém vyhodnocuje nároky pre aktuálny deň
    = je to čas, ktorý máte nastavený ako koniec výdaja pre posledné jedlo dňa ('Nastavenia' -> 'Výdaj jedla')
      Pozor! Zmenou času si síce môžete posunúť vyhodnotenie dotácií, ale pamätajte na to, že je to predovšetkým nastavenie pre výdajný terminál, preto:
      - časy by mali zodpovedať realite
      - pri viacerých jedlách sa nemôžu časy prekrývať - výdaj by nemohol fungovať korektne
  • v ETK musí byť kompletne zadaná dochádzka
    - dochádzka musí byť potvrdená na všetkých hodinách a aj na tých, kde nikto nechýbal
      toto je práca učiteľov - pri každej hodine majú ikonku, či dochádzku potvrdili (zelená fajočka) alebo nie (otáznik)
      *) ak ikonku nemajú, treba zapnúť kontrolu dochádzky - Automatické upozorňovanie učiteľov na nezadanú dochádzku
      prípadne nám napísať na jedalen@asc.sk, aby sme vám kontrolu zapli od začiatku šk. roka

  • treba uzamknúť dochádzku v jedálni voči zmenám dochádzky v ETK
    - je to dôležité, lebo vedúca jedálne nemôže ovplyvniť, aby učitelia neupravovali dochádzku v ETK aj mesiace spätne



  • KONTROLA ÚPLNOSTI DÁT PRE DOTÁCIE - jednotlivé body podrobnejšie:

    1. zaktualizovať údaje

    - výpočet nárokov na dotácie môže byť aj pre systém časovo náročný, vypočítaná hodnota sa preto priebežne ukladá do internej pamäte - edupage web stránka sa načíta rýchlejšie
    - v prípade zmeny dochádzky v ETK sa uložená dochádzka vymazáva z pamäte a nanovo sa prepočítajú nároky, no občas sa tak neudeje
    => preto odporúčame pre istou v nastaveniach modulu kliknúť na tlačidlo 'Aktualizovať údaje' v časti 'Dochádzka - Zmeny' a tak zabezpečiť, že systém pracuje s naozaj aktuálnymi dátami



    2. odladiť všetky nejednoznačné nároky - neúplná dochádzka v ETK

    - nejednoznačné nároky na dotáciu vznikajú z dôvodu neúplne zadanej dochádzky v ETK
    - systém na to upozorňuje na viacerých miestach - žlté políčka ('Jedlá stravníkov') alebo zoznamy žiakov v žltom rámčeku ('Prehľady - Ceny', tlačová zostava 'Čerpanie príspevkov')

    - nejednoznačné nároky sú zahrnuté v uznaných dotáciách, lebo základný predpoklad je, že žiak na dotáciu má nárok
    - všetky žlté políčka (neúplnú dochádzku) treba určite odladiť, pretože často ide práve o dni bez nároku na dotáciu (žiak chýba celý deň, ale učiteľ nevyplnil hoci aj jednu hodinu = systém teda čaká, možno žiak na tú hodinu žiak prišiel)

    Najlepší prehľad dochádzky po dňoch je v časti 'Jedlá stravníkov' = keď je dochádzka nejasná, políčka sú podfarbené žltou farbou:
    ---- žlté políčka pre všetky dni - chyba je v module jedáleň - nemáte nastavený žiaden zdroj dochádzky pre daný typ platiteľa (skontrolujte 'Nastavenia' -> krok 'Dochádzka')

    ---- žlté políčko s otáznikom - chyba je v ETK - vôbec alebo neúplne zadaná dochádzka

    Keď použijete filter na žlté políčka (= 'Môže prísť o príspevok') a následne si tabuľku zoradíte podľa stĺpca trieda, tak viete rýchlo zistiť, ktorého triedneho učiteľa treba kontaktovať (alebo ktoré triedy nahlásiť zástupcovi školy), aby doplnili dochádzku v ETK pre príslušný deň.
    Viac - Prehľady pre 'obedy zadarmo' - chyby v dochádzke (žlté políčka / zoznamy)

    Poznámka:
    Ak máte ako zdroj dochádzky iba dochádzkový systém (čipy), nejednoznačné dni nenastávajú.
    ... tu je skôr otázka, ako sa pristupuje k žiakom, čo si zabudli čip alebo sa zabudli pípnuť na dochádzkovom termináli...

    3. uzamknúť mesiac voči zmenám dochádzky v ETK

    Keďže vedúca jedálne nevie zabezpečiť, aby učitelia aj neskôr nezasahovali do dochádzky v ETK (nedá sa zamknúť editovanie ETK), môže si dochádzku uzamknúť v module jedáleň.

    Ak dochádzku nezamknete, je veľmi pravdepodobné, že neskôr budú v prehľadoch iné počty a sumy nárokov na dotáciu. Nezabudnite, že iné počty uznaných dotácií majú dopad aj na poplatky a tým aj preplatky.

    V časti 'Dochádzka - Zmeny' v nastaveniach modulu je tlačidlo pre uzamknutie už uplynulého mesiaca. Zároveň sa tam nachádza aj tlačidlo pre zobrazenie zmien v dochádzke robených v ETK po uplynutí mesiaca.
    Podrobnejšie v návode - Uzamknutie nárokov na dotácie voči zmenám dochádzky v ETK




    SUMARIZÁCIA NÁROKOV NA DOTÁCIE - ktorá zostava je najvhodnejšia

  • tabuľka 'Ceny bez platieb'

    - dostanete sa k nej z úvodnej obrazovky modulu cez dlaždicu 'Ceny' alebo cez roletkové menu vľavo hore 'Prehľady' -> 'Ceny'

    => obdobie - treba si zmeniť 'Deň' na 'Mesiac'
    *) ak používate viacej normovacích skupín, v hornom menu bude aj filter pre normovacie skupiny

    => riadky - obsahujú typy platiteľov tak, ako ich máte zadefinované v nastaveniach
    --- tabuľku si môžete prepnúť na zobrazenie pre jednotlivých žiakov (ikonka jedného panáčika vľavo nad tabuľkou)

    => stĺpce - okrem prvých pre počet stravníkov, počet objednávok a cenu jedla/réžie, sú tu názvy aj počet ďalších stĺpcov podľa toho, ako máte v nastaveniach modulu zadané zoznamy prispievateľov na cenu jedla / na režijné náklady
    - pre každého prispievateľa z nastavení je v tejto tabuľke samostatná sekcia so stĺpcami pre uznané a pre stratené dotácie - v oboch počet aj sumy v eurách
    - v stĺpčeku 'Navyše' je vyčíslená Suma, ktorá zostáva z dotácie pre školu - iba ak vám nastavená dotácia prevyšuje finančné pásmo (príp. aj réžiu, ak dávate rozdiel z dotácie aj na réžiu)
    - ak varíte viacej jedál a dotáciu dávate aj na ďalšie jedlo - pozrite aj Uplatňovanie dotácie na viacej jedál

    *) ak máte v tabuľke 'Ceny bez platieb' priveľa častí pre štátnu dotáciu, odporúčame upraviť a zjednodušiť nastavenia v zozname prispievateľov
    **) ak by nejaký stĺpec mal obsahovať iba nuly, nezobrazuje sa (napr. nikto vo zvolenom období nestratil nárok na dotáciu, stĺpec 'strata' v tabuľke nebude)

    Nad tabuľkou sú ikonky pre:
    --- export do Excelu - odporúčame robiť si každý mesiac export pre menný zoznam a odložiť si ho v počítači
    ...môže sa zísť, ak s odstupom času vám nebudú sedieť čísla (žiaľ, školy často robia zmeny aj spätne a nie je vôbec jednoduché zistiť, u koho nastala zmena; porovnaním dát v odloženom Exceli s novo stiahnutým sa to dá pomerne rýchlo)
    --- tlač - v tlači cez 'Ďalšie nastavenia' si môžete zvoliť, či chcete menný zoznam alebo len/aj sumárnu tabuľku podľa typov platiteľa
    --- nástroje = možnosť skryť alebo zmeniť poradie stĺpcov

  • tlačová zostava 'Vyplatenie príspevkov stravníkom '

    - ku tlačovým zostavám v module jedáleň sa dostanete cez roletkové menu vľavo hore v časti 'Vytlačiť'
    - vhodná vtedy, ak máte žiakov s diétou, pre ktorých nevaríte
    - môžete použiť ako podklady pre zriaďovateľa alebo ak vás priamo poveril vyplácať sumu dotácie ich rodičom
    - dá sa tu vygenerovať súbor do banky pre hromadné platby
    Ako hromadne vyplatiť štátnu dotáciu žiakom s diétou



  • tlačová zostava 'Stravníci - čerpanie príspevku po dňoch'

    - ku tlačovým zostavám v module jedáleň sa dostanete cez roletkové menu vľavo hore v časti 'Vytlačiť'
    - zostava obsahuje prehľad mesiaca po dňoch:
    ---- ak má žiak nárok na dotáciu, políčko dňa obsahuje znamienko ' + '
    ---- ak žiak stratil nárok na dotáciu, políčko dňa obsahuje znamienko ' - '
    ---- ak je pre nejaký deň nevysporiadaná dochádzka a teda aj dotácia, obsahuje otáznik
    ---- prázdne políčko znamená, že v daný deň sa nerieši žiadna dotácia (napr. mal odhlásené alebo nebolo vyučovanie)

    V zostave si treba zvoliť:
    - obdobie
    - cez tlačidlo 'Stravníci' treba vybrať potrebné typy platiteľov
    - cez 'Ďalšie nastavenia' je možné zvoliť iné usporiadanie alebo zoskupenie (napr. zoradiť, tlačiť samostatne zoskupené podľa triedy / typu platiteľa)





  • ----------------------
    Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň