Vorbereitung für den neuen ASV-Import Bayern - Die Schüler*innen-Daten

Stundenplanschnittstelle, Vorbereitung Notenverwaltungsschnittstelle; Bayern

Der Beitrag ist relevant für alle bayrischen Schulen, die bisher Ihre Daten über die Stundenplanschnittelle von ASV in EduPage eingespielt haben. Um zukünftig den Datenimport von ASV in EduPage zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen den neuen Datenimport über die Notenverwaltungsschnittstelle. Bevor Sie diese neue Import-Variante nutzen können, benötigt es ein paar kleine Vorbereitungen.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen den ersten Vorbereitungsschritt, wie Sie die Schülerdaten berreinigen. Den zweiten Vorbereitungsschritt können Sie hier nachlesen: Vorbereitung für den ASV-Import Bayern - Lehrpersonen-Daten

Hinweis: Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenimport bereits mit der neuen Notenverwaltungs-Schnittstelle oder mit der alten Stundenplanschnittelle gearbeitet haben, wenden Sie sich gerne an unseren Support per Mail: edupage@raabe.de oder buchen Sie sich einen Termin mit uns.

Achtung: Verwenden Sie für die Datenvorbereitung die ASV-Daten aus dem Schuljahr 21/22 und gehen Sie sicher, dass Sie in der Agenda Online sich im selben Schuljahr befinden. (Mit dem einem Rechtsklick auf das Feld aSc Agenda in der Agenda Online können Sie das Schuljahr wechseln.)

Bitte lesen Sie diesen Beitrag aufmerksam durch!

1. Im Ersten Schritt werden die Schüler-IDs (lokales Differenzierungsmerkmal ) aus der ASV nach EduPage übertragen.

Gehen Sie in die Agenda Online - Liste. Machen dort die Spalte SIS# sichtbar in dem Sie auf Ansicht - Spalten klicken. In dem neu geöffneten Fenster öffnen den Menüpunkt Anderes und setzen Sie einen Haken bei SIS#.
Diese Spalte ist bisher leer. Nach den Vorbereitungen aus dieser Anleitung wird sie befüllt sein.

Hinweis: Sollten die SIS-Spalte bereits bei Ihnen befüllt sein, haben Sie bereits mit dem neuen Import gearbeitet. Die nachfolgenden Schritte brauchen Sie nicht beachten.

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2. Wechseln Sie nun zu ASV in den Bereich Schüler.

Achtung: Sollten Sie Fragen bei den ASV-Schritten benötigen, wenden Sie sich an Ihren ASV-Ansprechpartner.

Klicken Sie anschließend auf Modulbezogene Funktionen und Stammdatenexport.

Es öffnet sich ein neues Fenster Stammdatenexport. Wählen Sie hier die Schüler*innen aus, für die der Stammdatenexport durchgeführt werden sollen. Sollen alle Schüler*innen ausgewählt werden, klicken Sie auf Auswahl (alle/keinen) (1). Klicken Sie anschließend auf >> (2).

Es erscheinen nun rechts im Fenster die ausgewählten Schüler*innen für den Stammdatenexport. Mit Klick auf Export durchführen (3) öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie auswählen, wohin der Stammdaten-Export geschrieben werden soll. Anschließend mit Speichern bestätigen.

3. Markieren Sie nun alle Schülerinnen und Schüler in der Exceldatei und kopieren Sie diese in die Zwischenablage. Bitte achten Sie darauf dass, Sie alle Spalten der Exceldatei markiert haben.

4. Wechseln Sie zu EduPage. Gehen Sie in die Agenda Online und anschließend auf Liste. Klicken Sie auf Datei und Import anschließend auf Import aus Zwischenablage.

5. Wählen Sie in dem geöffneten Fenster die Möglichkeit Schüler*innen aus. Fügen Sie in das entsprechende Feld die Daten aus der Excel-Tabelle ein.
Importieren Sie bitte nur den Familienname, Klasse und lokales Differenzierungsmerkmal (SIS# in der letzten Spalte der Excel-Datei).

6. Im nächsten Schritt startet nun der Import-Manager. Hier werden die Differenzierungsmerkmal hinzugefügt.

Achtung: Kinder mit einem identischen Familiennamen, die in der gleichen Klasse sind, werden die Daten nicht aktualisiert.

7. Bei allen Kinder mit identischen Familiennamen innerhalb der gleichen Klasse, müssen Sie die ID nun händisch pflegen.

Suchen Sie die Kinder ohne ID indem Sie auf die Spaltenkopf bei SIS# klicken. Kopieren die Sie das lokale Differenzierungsmerkmal aus der Excel und übertragen es dann nach EduPage. (Doppelklick auf den Schüler Anderes #SIS)

Nachdem Sie die Schüler*innen gepflegt haben, muss dieser Schritt bei den Lehrpersonen wiederholt werden. Was Sie hier beachten sollen, zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung: Vorbereitung für den ASV-Import Bayern - Lehrpersonen-Daten